私の事務所も次々に書類が来て片付けられない女になっております、私の処理能力超えています、やり方をまた教えてくださいませ。
と、コメントをいただきましたので
きょうは書類を増やさない方法をお伝えします。
プライベートの紙は全てごみだと考えてOKで
あとは
- 自分がよく読み返す大切な手紙だったり
- ちゃんと飾っている子どものお絵かきだったり
- 定期的に開くアルバムなどを
個人個人の想いで残せばいいと思います。
ただ、仕事関係のものや申告に必要なものは保管しなければいけないので
溜まりやすいですよね。
この溜まりやすい物程こそ、住所を決めるなどして
自分のルールを作らないと大変なことになります。
１．本当に必要なのか疑ってみる
まず整理を始める前に「絶対に置いておかなければならない。」という思い込みでないか
一度、自問自答してみてください。
わたしの場合、ある程度の紙の断捨離が進んだあとに
保管義務のある書類に手をつけましたが
一つずつ確認していくと
要らないものまで紛れ込んでいることが多々ありました。
間引きをしただけで３分の２くらいにはなりました。
業種によって置いておかなければいけない物は違いますが
本当に紙で残さなければいけないのか考えてみてください。
２．工程を作る
わたしの場合は、１か月に１度は見ることがある書類は
全てこの棚に入れてあります。
稼働的に動いているのが
“すること”の引き出しです。
ここには
- 支払いをしなければいけないもの
- 現在お客様と動いているもの
- 毎月来る請求書や領収書
- 係争中の裁判資料
などを入れてあります。
これが完了すると今度は大きい棚に種別ごとに保管します。
ファイルへの書き込みは、
保管義務期間が過ぎたら中身を捨てて再利用できるよう
全てマスキングテープに記入し貼ってあります。
- わたしの会社の決算月は夏なので＋２か月後の月に
- 個人事業主の方は３月が申告なので＋２か月後の月に
それぞれ７年以上前のものを捨てる作業をしています。
毎月来る請求書もファイルがいっぱいになると
大きいA４のファイルケースに移しています。
からの↓↓
３．ペーパーレスできるものはする
年々税制が変わってきて保管はスキャンしたものでもOKになってきています。
スキャンでOKならファイルで保管しましょう。
カードの明細書もペーパーレスが進んでいるおかげで
ネット上で確認できるようなりました。
わたしは、カードの明細を帳簿に書き写すときでさえも
印刷せずに書き込んでいます。
一度紙に起こすと捨てるのが大変なのを身を持って体感しているからです。
４．裏紙を利用する
わたしは、保管義務があるものをわざわざ新しい紙で印刷するのが嫌なので
裏紙を利用しています。
ほとんどが見返すことのない
ただ制度のために保管しておくだけのものだからです。
紙ごみが半減どころかほぼなくなったので
事業用のごみ回収事業者への支払いが不要になりました。
事業用のごみ袋はとても高いので資源ごみにまわすようにするだけで
かなりの経費削減になります。
５．税理士をうまく利用する
保管義務があるものは、税理士に保管してもらえないか一度聞いてみてください。
税理士なら顧客の情報を必ず保管しなければいけないので
保管場所をたくさん持っています。
もし税務審査が来たら、その時にうちの分を印刷してくれればいいからと言っているので
決算書以外は税理士は持ってきません。
請求書なども３枚開きの葉書タイプの物は
請求金額の箇所だけでいいと言ってくれたので
厚みが３分の１になりました。
６．その日のうちにが鉄則
紙類は時間が経つと中身を忘れてしまって
再度確認するのに無駄な時間がかかってしまいます。
内容を理解している間に処理するのがマストです。
習慣化すれば脳の処理速度が速くなる
MMさんがどういった業種なのかわからないので
思いつくままに書きましたが、
ガラクタの断捨離と同じで
手元に来たと同時に処分するものと使用するものを判断し
終了ともに保管場所へという流れを
体感できれば困難なく混乱を避けられます。
MMさん、お仕事がんばってください。
みなさんも聞いてみたいことや言いたいことがありましたら
是非、メッセージお寄せください。
お待ちしています。
